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年度末、年度初めに大量発生する書類対策!絶対準備しておくべきツール | よくばりnavi

年度末、年度初めに大量発生する書類対策!絶対準備しておくべきツール

せいかつ

大量の書類が襲ってくる そんなときに使える秘密道具をご紹介!

こんにちは、yokubarikoです。

本日より確定申告が始まりましたが、確定申告はe-taxのおかげで直接記入が激減して本当に楽になりましたね。

しかしながら、こども関係の書類は紙ベースばかり。まったく改善されませんね。

保育園の入園書類への大量の子供の名前の記入、住所の記入、電話番号の記入などなど、、手続きが1つ終わるころには日頃手書きから遠ざかっているyokubarikoはぐったりです💦

今回は、同じくぐったりな状態になる前に、数千円でできる対策と、その対策を解決するまでの道のりをご紹介したいと思います。

購入しようとしたきっかけ

数年前に大量の記名と大量の書類作成に見舞われ、1つだけ準備したものがあります。

それは・・はんこ

yokuarikoがそれを準備しようとしたきっかけは前述の通りですが、そのはんこ、購入するまではかなり悩みました。

yokubarikoを悩ませた点

yokubarikoが悩んだ理由は3つ。

  1. 何が必要?
  2. どのフォントが良い?
  3. どれくらいのサイズが良い?

次はこの3つの問題について考えていきます。

1.何が必要?

書類といっても、いろいろな種類があります。

例えば、「住所」といっても

●●県▲▲市XX町1‐2‐3

マルマルケンサンカクサンカクシバツバツチョウ1-2ー3

▲▲市XX町1‐2‐3

都道府県から必要なケースや、カタカナが欲しいときもあったり様々です。

「郵便番号」も必要な場合がありますよね。

〒999‐9999 の時もあるし、〒マークがすでに書いてある場合もあるので、999‐9999の時もあるでしょう。

「名前」も、日本太郎、日本花子が親で、日本次郎がお子様の場合は誰の分が過不足なく必要だろうか・・

電話番号は携帯の番号でOKだろうが、だれのものが必要か?

2.どのフォントが良い?

フォントも様々な書類に使うには汎用性の高いものが良いですよね。

フォントでかなり印象が変わります。

3.どれくらいのサイズが良い?

A4の書類の右上に記入するケースもあれば、全体に書くこともあり、どれくらいのサイズが良いかも検討が必要です。

住所は特に長いですから、どう収めるかは検討が必要です。

どういうものが必要か

いろいろな書類を見た結果、いろいろな書類に全て対応するのは難しいと察しました。

そして、フォントサイズは、書類に収まれば問題ないこと。

書類によっては、不要になる項目があること。例えば、郵便番号や電話番号ですね。

ということは、必要な項目と不要な項目が書類によってトランスフォー厶することが必須!!

購入した商品

トランスフォー厶するはんこなんてね(笑)無いわけなんですが、いっろいろ探して探して、見つけたのが、ビジネス用はんこ(法人印)。

yokubarikoが気に入ったのバラせること。


必要な項目と不要な項目が書類によって違うのが、これによって解決できるんです。

また、全てオーダーで依頼ができるので、自分がほしい項目を依頼できます。

イメージもあってわかりやすいですし、フォントも選べます。

その他の▶法人印ランキング

yokubarikoが選んだのは、縦29mm×横62mmのもの。

なぜこのサイズかというと、どの書類にも入るサイズだからです。

大は小を兼ねるは書類では必要がないことが分かりました。

この商品の場合、横書き23文字以内・縦書き16文字以内で注文が可能です。

まず縦書きの書類はレアですので、「横書き」一択。フォントは「明朝体」を選びました。明朝体が一番書類に馴染みが良かったです。

そして、yokubarikoは4つの印字を以下のように注文しました。

①〒999-9999 ●●県▲▲市☓☓町1−2−3

②マルマルケンサンカクサンカクシバツバツチョウ

③ニホン タロウ  080-9999-9999

④日本 太郎  にほん たろう

なんで名前と電話番号が一緒?

法人印のようにまとめて使うのであれば、③のような名前と電話番号の組み合わせは必要がないのですが、あくまでyokubarikoは大量の書類対策に体力消耗しないようにするためのチート道具。

押印する時に、電話番号だけ使いたい場合は、電話番号のところまで半分だけにインクを付けるのです。

ニホン タロウ  080-9999-9999

そうすると、電話番号でも、カナでも使えるので無駄なく注文できるんですよ😅節約です💦

その要領で、住所も郵便番号が不要な場合や、都道府県が不要な場合は、インクを付けない作戦で乗り切ります。

ほとんどこれでクリアできています。

じゃあなんで②マルマルケンサンカクサンカクシバツバツチョウは番地以降の数字がないの?

 

 

 

 

 

 

 

これは、数字部分は書かなくても良いことが多かったので、yokubarikoは省略をしました。ただマンション名などが入る方の場合は、

②マルマルケンサンカクサンカクシバツバツチョウ     アイウエオマンション   ゴウシツ  ※下線部分は空白

と数字を飛ばして入れておくことも検討されても良いかもしれません。

またカナは半角でリクエストされる方が使い勝手が良かったです。

 

住所や名前などで文字制限にひかかってしまう場合は、組み合わせる項目を検討しましょう。

押印する際に、インクの付け分けができるようにから項目は左右に1つずつにすることもポイントです。3つにすると真ん中にした項目は死んでしまうので注意!

使ってみた感想

ちょうど1年程度経ちましたが、正直かなり助かっています。

インフルエンザの予防接種の問診票とか、子供の予防接種などにも使えているのでもっと早く買っておけば良かったと感じています。

必須ベビーグッズに入れるべき1つだと思います。本当に!!

電話番号も間違えなくて済むし、何よりイライラしないで済む!!(笑)

そういえば、子供の名前についてはどうしているの?

子供の名前については、これではなく別のはんこを用意しています。フォントは、子供っぽいフォントのものですので、ご紹介したはんこと並べると多少違和感はありますが、気になるのは自分だけなので、気にせず使っています。

子供の名前は、持ち物への押印もあるので、大小様々あるタイプがおすすめです。もちろんおむつにも押せるので、早めから用意しておくことをおすすめします。

▶子供用スタンプならこれ!
いろいろ買ったけど名前決まったらこれ買っておくと良いです。

ズボラな主婦yokubarikoでした!

是非参考にしてみてください!

 

 

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